Eksik veya farklı ürün geldi: bildirimi nasıl hazırlamalı?
Teslimatta eksik, fazla veya farklı ürün gördüğünüzde sipariş kaydıyla karşılaştırın. Ürün kodu, miktar ve fotoğrafı bir araya getiren bildirim rehberi.
Teslimatta eksik veya farklı ürün fark ettiğinizde önce sipariş kaydını, teslim edilen ürünün kimliğini ve miktarı aynı birim üzerinden karşılaştırın. Ardından sipariş numarasıyla birlikte açık bir bildirim hazırlayın. Ürün kodu, miktar ve ilgili görsellerin aynı kayıtta bulunması konunun incelenmesini kolaylaştırır.
Önce satırı ve sayım birimini doğrulayın
Ürünün tam adı, kodu, boyu ve paket içeriği sipariş satırıyla eşleşiyor mu kontrol edin. Koli ile paket ya da paket ile adet arasında birim farkı bulunmadığından emin olun. Kolinin başka bölümündeki veya kontrol alanındaki ürünleri de saymadan eksik miktarı kesinleştirmeyin.
Beklenen ve gelen miktarı ayrı yazın
“Ürün eksik” demek yerine hangi satırda ne beklediğinizi ve ne saydığınızı belirtin. Örnek bir kayıtta “sipariş 6 paket, sayılan 5 paket, fark 1 paket” yazılabilir. Kaydınızda sipariş satırının adını ve kodunu da tutarak farkı hangi ürün için bildirdiğinizi belirtin.
Gerekli görselleri seçin
Ürün adı ve kodunun okunabildiği ambalaj fotoğrafı ile varsa ilgili koli etiketini hazırlayın. Hasar varsa durumu anlaşılır gösteren bir görüntü ekleyin. Fotoğrafın içine müşterilere veya ekibe ait gereksiz kişisel bilgilerin girmemesine dikkat edin. Görseli ürün ve sipariş numarasıyla eşleştirin.
- Sipariş numarası ve sipariş tarihi
- İlgili ürün kodu ve tam ürün adı
- Sipariş edilen birim ve miktar
- Teslimatta sayılan miktar
- Farkın kısa açıklaması ve gerekli görseller
Tek bir iletişim kaydı üzerinden ilerleyin
Aynı konu için farklı kişilere birbirinden farklı sayılar göndermek takibi zorlaştırabilir. Bildirimi işletmenizin belirlediği kanaldan iletin ve ek bilgi geldikçe aynı kayda ekleyin. İnceleme sırasında istenen bir ayrıntı varsa ürünü ve miktarı yeniden kontrol ederek cevaplayın.
Sonucu ve stok durumunu birlikte güncelleyin
Bir düzeltme veya yeni teslimat kararlaştırılırsa bunun hangi ürün ve miktarı kapsadığını kaydedin. Konu sonuçlanmadan bekleyen ürünü sorunsuz teslim alınmış gibi sonraki sipariş hesabına eklemeyin. İade, değişim veya eksik ürünün tamamlanması için tedarikçiyle teyit ettiğiniz süreci izleyin ve sonuçlanan kaydı kapatın.
Ürünün adı doğru ama paket içeriği farklıysa ne yazmalıyım?
İki paket içeriğini ayrı ayrı belirtin ve ürün kodlarını paylaşın. “Aynı ürün” diyerek miktar farkını kapatmak yerine, hangi seçeneğin sipariş edildiğini netleştirin.
Bildirimi göndermek konunun çözüldüğü anlamına gelir mi?
Hayır. Alındı bilgisi, inceleme ve üzerinde anlaşılan sonuç ayrı aşamalardır. Son kararı ve varsa takip adımını yazılı kayıtla doğrulayın.
